ePA lässt sich
nicht öffnen
Die ePA lässt sich nicht öffnen? Entscheidend ist zuerst, ob nur ein Patient betroffen ist oder alle Zugriffe scheitern. Bei einzelnen Patienten liegt es oft an der Zugriffsbefugnis: Sie entsteht laut KZBV erst durch das Stecken der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) und gilt dann 90 Tage. Der Versicherte kann sie verkürzen, Ihre Praxis ausschließen oder der ePA widersprochen haben. Scheitern dagegen alle Zugriffe, ist die Technik zu prüfen. Hier lesen Sie, wie Sie beides sicher unterscheiden.
Dieser Artikel ist eine Diagnosehilfe für den Praxisalltag. Grundlagen zur „ePA für alle“ finden Sie in unserem Beitrag ePA für alle in der Zahnarztpraxis. Hier geht es nur um die Frage: Warum klappt der Zugriff gerade nicht, und wer ist zuständig?
Einzelne Patienten oder alle Zugriffe betroffen?
Die wichtigste Beobachtung ist der Umfang. Sie entscheidet, ob Sie ein patientenbezogenes oder ein technisches Problem vor sich haben:
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Nur bei einem Patienten, bei anderen klappt es
Die Technik der Praxis funktioniert grundsätzlich. Wahrscheinlicher ist eine Ursache in der Akte dieses Versicherten: keine oder abgelaufene Befugnis, Ausschluss Ihrer Praxis, Widerspruch gegen die ePA oder eine Akte, die gerade umzieht. Das ist kein Serverausfall.
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Bei allen Patienten, andere TI-Anwendungen laufen
Funktionieren eGK-Einlesen, E-Rezept oder KIM, scheitert aber jeder ePA-Zugriff, rückt das ePA-Modul im Praxisverwaltungssystem (PVS) oder eine Störung im ePA-Bereich in den Fokus. Zuständig ist zunächst der PVS-Hersteller.
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Bei allen Patienten, auch andere TI-Anwendungen gestört
Dann liegt eher ein Problem mit dem Anschluss an die Telematikinfrastruktur (TI) vor, etwa am Konnektor oder an der Verbindung. Das ist eine TI-Diagnose und gehört zur IT-Betreuung bzw. zum TI-Dienstleister.
Prüfen Sie außerdem, ob der Fehler an einem oder an allen Arbeitsplätzen auftritt. Laut KZBV muss jeder Arbeitsplatz mit ePA-Zugriff über das Netzwerk mit dem Konnektor und dem Kartenterminal mit der SMC-B (Praxisausweis) verbunden sein. Scheitert die ePA nur an einem Rechner, ist das ein Hinweis für die IT-Betreuung.
Technische Erreichbarkeit und Berechtigung trennen
„ePA-Zugriff nicht möglich“ kann zwei sehr verschiedene Dinge bedeuten. Entweder erreicht Ihr System das Aktensystem nicht (Technik), oder es erreicht es, darf die Akte aber nicht öffnen (Berechtigung). Beides sieht am Bildschirm ähnlich aus und braucht doch völlig andere nächste Schritte.
So entsteht der Zugriff in der Zahnarztpraxis
Nach Angaben der KZBV entsteht der Behandlungskontext durch das Stecken der eGK mit erfolgreichem Versichertenstammdatenabgleich (VSDM). Die Praxis erhält dann automatisch 90 Tage Zugriff. In dieser Zeit kann sie laut KZBV auch ohne Anwesenheit von Patient oder Karte mit der ePA arbeiten. Patienten können den Zugriff über die ePA-App ihrer Krankenkasse verlängern, einschränken oder beenden. Privatversicherte müssen den Zugriff laut KZBV aktiv in ihrer ePA-App freigeben.
Daraus ergeben sich typische Berechtigungsgründe, die nichts mit einer Störung zu tun haben:
- Die eGK wurde in diesem Behandlungsfall noch nicht gesteckt, oder der letzte Besuch liegt länger als die Befugnisdauer zurück.
- Der Patient hat den Zugriff in seiner App vorzeitig beendet oder eingeschränkt. Einzelne Dokumente kann er laut KZBV auch nur für sich selbst sichtbar machen.
- Der Versicherte hat Ihre Praxis vom Zugriff ausgeschlossen. Die gematik sieht dafür eine eigene Meldung im PVS vor.
- Der Versicherte hat der ePA widersprochen. Dann gibt es kein Aktenkonto, auf das Sie zugreifen könnten.
- Die Akte zieht gerade in ein anderes Aktensystem um, etwa nach einem Wechsel der Krankenkasse.
Für den Fall der fehlenden Befugnis empfiehlt die gematik den Herstellern, dass das PVS darauf hinweist und das erneute Stecken der eGK vorschlägt. Ist der Patient in der Praxis, ist das der naheliegende erste Schritt. Ist er nicht da, kann er die Praxis über seine ePA-App berechtigen.
Die genaue Meldung dokumentieren
Der Wortlaut der Meldung ist der beste Hinweis auf die Ursache. Die gematik verlangt von den PVS-Herstellern verständliche Fehlermeldungen und schlägt im Implementierungsleitfaden für Primärsysteme (Version 3.8.1) Hinweistexte vor. Ihr PVS kann diese Hinweise anders formulieren. Die folgenden Inhalte sollten Sie aber wiedererkennen:
| Sinngemäßer Hinweis (gematik-Vorschlag) | Bedeutung | Vorgeschlagene Reaktion |
|---|---|---|
| Praxis ist nicht befugt, auf das Aktenkonto zuzugreifen | Keine gültige Befugnis | Versichertenkarte einlesen oder Patienten um Freigabe bitten |
| Einrichtung wurde vom Versicherten ausgeschlossen | Entscheidung des Versicherten | Keine technische Maßnahme; mit dem Patienten klären |
| Aktenkonto existiert nicht (mehr) | Keine ePA vorhanden, z. B. nach Widerspruch | Keine technische Maßnahme |
| Aktenkonto befindet sich im Umzug | Akte wechselt das Aktensystem | Ca. 24 Stunden warten, dann erneut versuchen |
| Aktenzugriff ist für diese Berufsgruppe nicht erlaubt | Zugriffsart ist für die Rolle nicht vorgesehen | Nicht als Störung melden; bei Unklarheit PVS-Hersteller fragen |
| Allgemeiner Fehler ohne nähere Angabe | Technisches Problem unklarer Herkunft | Nach ca. 10 Minuten wiederholen, sonst technischen Service informieren |
Fotografieren Sie die Meldung so, dass keine Patientendaten zu sehen sind, oder schreiben Sie den Text samt eventuell angezeigtem Fehlercode ab. Notieren Sie Uhrzeit und Arbeitsplatz.
Was das Praxisteam sicher beobachten kann
Diese Beobachtungen sind gefahrlos. Sie verändern nichts an Akte, Karte oder Konnektor:
| Beobachtung | Mögliche Einordnung | Sicherer nächster Schritt | Zuständig |
|---|---|---|---|
| Nur ein Patient, Hinweis auf fehlende Befugnis | Befugnis fehlt oder ist abgelaufen | eGK des anwesenden Patienten erneut stecken; sonst Freigabe per App erbitten | Praxisteam |
| Nur ein Patient, Hinweis auf Ausschluss, fehlende Akte oder Umzug | Patientenspezifischer Aktenstatus | Meldung notieren; nicht als Störung melden; bei Umzug später erneut versuchen | Praxisteam |
| Privatversicherter Patient | Freigabe muss über die ePA-App erfolgen | Patienten auf die Freigabe in seiner App hinweisen | Praxisteam / Patient |
| Alle Patienten, eGK-Einlesen und andere TI-Dienste funktionieren | ePA-Modul im PVS oder ePA-seitige Störung | gematik-TI-Status Bereich ePA ansehen; PVS-Hersteller informieren | PVS-Hersteller |
| Alle Patienten, auch E-Rezept, KIM oder Kartenlesen gestört | TI-Anschluss oder Konnektor | TI-Status prüfen; Geräte nicht neu konfigurieren | IT-Betreuung / TI-Dienstleister |
| Nur ein Arbeitsplatz betroffen | Arbeitsplatz-Anbindung an Konnektor oder Kartenterminal | Mit einem funktionierenden Arbeitsplatz vergleichen | IT-Betreuung |
| Zugriff bei Hausbesuch mit mobilem Kartenterminal | Laut KZBV kein VSDM mobil möglich | Befugnis muss bereits bestehen oder per App erteilt werden | Praxisteam / Patient |
Den aktuellen Zustand der TI veröffentlicht die gematik auf ihrer Seite TI-Status, mit eigenen Bereichen unter anderem für ePA, E-Rezept, KIM und VSDM. Mehr zum Zusammenspiel der Komponenten lesen Sie in unserem Überblick Telematikinfrastruktur in der Zahnarztpraxis.
Bitte nicht selbst durchführen
Keine Einstellungen an Konnektor oder Kartenterminal ändern, keine PIN-Eingaben auf Verdacht an SMC-B oder eHBA (Fehleingaben können Karten sperren) und keine Neuinstallation des ePA-Moduls. Öffnen Sie nicht zum Test die Akte eines anderen Patienten: Patienten können laut KZBV in ihrer App sehen, welche Einrichtung wann auf ihre Akte zugegriffen hat.
PVS-, TI- und ePA-Unterstützung zuordnen
Für den zahnärztlichen Arbeitsablauf braucht die Praxis laut KZBV ein ePA-Modul im PVS. Ein Konnektor-Update ist für die „ePA für alle“ laut KZBV nicht nötig. Konnektor, Kartenterminals und SMC-B sind meist schon vorhanden. Außerdem muss nach KZBV-Angabe mindestens ein elektronischer Heilberufsausweis (eHBA) in der Praxis vorhanden sein. Daraus ergibt sich die Zuständigkeit:
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PVS-Hersteller
Zuständig für das ePA-Modul, seine Meldungen und Einstellungen in der Praxissoftware. Erste Anlaufstelle, wenn alle ePA-Zugriffe scheitern, die übrige TI aber läuft.
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IT-Betreuung bzw. TI-Dienstleister
Zuständig für Netzwerk, Konnektor, Kartenterminals und die Anbindung der Arbeitsplätze. Die gematik beschreibt, dass ein Dienstleister vor Ort Störungen qualifiziert an den Help Desk des VPN-Zugangsdienstes weitergibt.
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Patient und seine Krankenkasse
Zuständig für Befugnis, Ausschluss, Widerspruch und Aktenumzug. Diese Fälle kann weder die Praxis-IT noch der PVS-Hersteller lösen.
Halten Sie für den technischen Support diese Angaben bereit:
- PVS-Produkt und installierte Version
- Genauer Wortlaut der Meldung und gegebenenfalls Fehlercode
- Datum und Uhrzeit des ersten Auftretens
- Betroffene Arbeitsplätze
- Ob ein, mehrere oder alle Patienten betroffen sind
- Ob andere TI-Anwendungen (eGK-Einlesen, E-Rezept, KIM) funktionieren
- Bei welcher Krankenkasse der betroffene Versicherte ist, denn davon hängt laut gematik das zuständige Aktensystem ab
Name, Geburtsdatum, Versichertennummer oder Befunde gehören nicht in E-Mails oder Kontaktformulare. Ebenso wenig PINs oder Zugangsdaten.
Zugriff regelgerecht kontrollieren
Testen Sie die Behebung nur im echten Behandlungsablauf, nicht mit beliebigen Akten:
- Nächsten regulären Patienten abwarten Prüfen Sie den Zugriff bei einem Patienten, der ohnehin in Behandlung ist und dessen eGK gesteckt wurde.
- Ergebnis im PVS ansehen Die Akte öffnet sich ohne Fehlermeldung, oder das PVS meldet einen nachvollziehbaren Aktenstatus wie Widerspruch.
- Weitere Arbeitsplätze einbeziehen Waren mehrere Arbeitsplätze betroffen, prüfen Sie den Zugriff dort ebenfalls im normalen Ablauf.
- Andere TI-Anwendungen beobachten Bei einer vorherigen TI-Störung: Laufen eGK-Einlesen, E-Rezept und KIM wieder?
- Ergebnis festhalten Notieren Sie, was die Ursache war und wer sie behoben hat. Das spart beim nächsten Mal Zeit.
Problem nicht behoben? Nennen Sie uns Produktversion, genaue Fehlermeldung, betroffene Arbeitsplätze und den Zeitpunkt des ersten Auftretens über unsere Seite IT-Support für Zahnarztpraxen. Bitte senden Sie keine Patientendaten oder Zugangsdaten über das Anfrageformular.
Häufige Fragen
Warum betrifft es nur bestimmte Patienten?
Der Zugriff hängt an der Akte des einzelnen Versicherten. Er entsteht laut KZBV durch das Stecken der eGK und gilt standardmäßig 90 Tage. Der Patient kann ihn verkürzen, Ihre Praxis ausschließen oder der ePA widersprochen haben. Privatversicherte müssen den Zugriff in ihrer ePA-App freigeben. Funktioniert die ePA bei anderen Patienten, ist die Technik der Praxis meist nicht die Ursache.
Ist fehlender Zugriff immer eine TI-Störung?
Nein. Meldungen zu fehlender Befugnis, Ausschluss, nicht vorhandener Akte oder Aktenumzug beschreiben den Zustand der Akte, keinen Ausfall. Auf eine technische Störung deuten eher Fehler bei allen Patienten oder bei weiteren TI-Anwendungen hin. Den aktuellen Stand zeigt die gematik auf ihrer Seite TI-Status.
Welche Daten darf ich dem Support mitteilen?
Für die technische Eingrenzung genügen PVS-Version, Wortlaut der Meldung, Uhrzeit, betroffene Arbeitsplätze, Umfang des Problems und gegebenenfalls die Krankenkasse des Versicherten. Name, Versichertennummer, Befunde, PINs oder Zugangsdaten geben Sie nicht per E-Mail oder Kontaktformular weiter. Was darüber hinaus zulässig ist, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung.
Quellen
- KZBV: Die „ePA für alle“ (abgerufen am 08.10.2026, ohne Datumsangabe im Dokument).
- KZBV: FAQ Zugriff und Einsichtnahme (abgerufen am 08.10.2026, ohne Datumsangabe im Dokument).
- KZBV: FAQ Technik der ePA (abgerufen am 08.10.2026, ohne Datumsangabe im Dokument).
- gematik: Implementierungsleitfaden Primärsysteme ePA für alle, Version 3.8.1 vom 24.03.2026, Kapitel Befugnis und Fehlerbehandlung (abgerufen am 08.10.2026).
- gematik: TI-Status (abgerufen am 08.10.2026, laufend aktualisiert).
Angaben ohne Gewähr. Wir stützen uns auf die genannten Herstellerquellen, zuletzt geprüft am . Software, Versionen und Abläufe ändern sich jedoch. Maßgeblich ist der aktuelle Stand des Herstellers. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Prüfung Ihres Systems; Eingriffe an Server, Datenbank und TI-Komponenten gehören in fachkundige Hände.