EBZ-Rückmeldung
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Zur Einordnung: Beim EBZ, dem Elektronischen Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte, erstellt die Praxis den Antrag im Praxisverwaltungssystem (PVS) und versendet ihn über KIM, die Kommunikation im Medizinwesen. Laut KZBV schickt die Krankenkasse einen Antwortdatensatz mit den Angaben zur Genehmigung per KIM zurück. Das PVS verarbeitet ihn und ordnet ihn der Patientenkartei zu. Fehlt die Rückmeldung, kann es an jeder dieser Stationen hängen. Prüfen Sie sie deshalb nacheinander.

Ist der Antrag nachweislich versendet?

Am Anfang steht die Frage, ob der Antrag die Praxis überhaupt verlassen hat. Schauen Sie im PVS nach, welchen Status der Antrag zeigt und ob ein Versandzeitpunkt protokolliert ist. Die Bezeichnungen dafür unterscheiden sich je nach Hersteller. Maßgeblich ist, was Ihre Software anzeigt.

Halten Sie die EBZ-Antragsnummer fest. Laut KZV Berlin erzeugt das PVS für jeden übermittelten Behandlungsplan eine eindeutige Antragsnummer. Praxis und Krankenkasse identifizieren den Plan darüber. Mit dieser Nummer lassen sich laut KZV Berlin auch Rückmeldungen der Kasse gezielt abrufen und ins PVS übernehmen. Wie das in Ihrer Software geht, beschreibt der PVS-Hersteller.

Gibt es keinen Versandnachweis oder steht der Antrag noch im Postausgang, liegt das Problem vor der Krankenkasse. Dann ist nicht die Rückmeldung das Thema, sondern der Versand. Klären Sie zuerst ihn mit dem PVS-Support.

Liegt eine Nachricht vor, die noch nicht verarbeitet wurde?

Die zweite Station ist der Eingang. Laut KZBV ruft das PVS oder ein E-Mail-Programm die KIM-Nachrichten am KIM-Clientmodul ab. KIM entschlüsselt die Nachricht und prüft die Signatur. Erst danach ist sie lesbar und kann weiterverarbeitet werden. Grundlagen zu KIM finden Sie in unserem Beitrag KIM in der Zahnarztpraxis.

Für Ihr Team heißt das: Prüfen Sie, ob in der KIM-Ansicht des PVS oder im KIM-Postfach eine Nachricht der betreffenden Krankenkasse eingegangen ist. Achten Sie dabei auf den Zeitraum nach dem Versand. Öffnen, verschieben oder löschen Sie nichts auf Verdacht.

• Andere KIM-Nachrichten kommen an

  Funktioniert der Empfang sonst, etwa für Antworten zu anderen Anträgen, ist KIM grundsätzlich in Betrieb. Dann klären Sie diesen einen Antrag gesondert: Wurde er versendet, an welche Kasse, mit welcher Antragsnummer?

• Es kommen gar keine KIM-Nachrichten mehr an

  Bleiben alle Eingänge aus, ist eher der Empfang insgesamt gestört als der einzelne Antrag. Das ist ein Fall für die Empfangsdiagnose durch KIM-Anbieter, PVS-Hersteller oder IT-Betreuung, nicht für Nachfragen bei der Kasse zu einzelnen Anträgen.

• Eine Antwort ist da, der Antrag zeigt aber keinen neuen Status

  Dann ist die Nachricht eingegangen, wurde aber offenbar nicht oder nicht vollständig verarbeitet. Das gehört zum PVS-Hersteller. Beschreiben Sie den Fall, ohne die Nachricht selbst zu verändern.

Zuordnung zum richtigen Vorgang prüfen lassen

Eine vorhandene, aber nicht zugeordnete Rückmeldung ist ein eigener Fall. Die Antwort der Kasse ist dann in der Praxis angekommen, erscheint aber nicht beim richtigen Patienten oder Antrag. Laut KZBV übernimmt das PVS die Zuordnung zur Patientenkartei. Die Antragsnummer ist nach Darstellung der KZV Berlin das Merkmal, über das Antrag und Antwort zusammengehören.

Was Ihr Team feststellen kann, ohne etwas zu verändern:

• ✓Welche Antragsnummer steht im Antrag, und taucht sie in der eingegangenen Nachricht auf?
• ✓Gibt es zum selben Patienten mehrere Anträge, etwa einen ursprünglichen Antrag und einen Änderungsantrag?
• ✓Erscheint die Rückmeldung in einer Liste offener oder unzugeordneter Eingänge, sofern Ihr PVS eine solche Ansicht hat?

Ordnen Sie eine Rückmeldung nicht nach Gefühl einem Patienten zu, nur weil Name oder Datum passen könnten. Eine falsche Zuordnung kann zu falschen Zuschüssen oder einem falschen Behandlungsstatus führen. Ob und wie eine Rückmeldung manuell zugeordnet wird, klären Sie mit dem PVS-Hersteller.

Bei Änderungsanträgen ist laut KZV Berlin besondere Sorgfalt nötig: Ein Änderungsantrag erhält eine neue Antragsnummer, die alte Nummer wird mit angegeben. Als Fehlerquelle nennt die KZV Berlin unter anderem, dass die Antragsnummer nicht zum Änderungsantrag passt.

Was zum Nachfassen dokumentiert werden sollte

Ob Sie bei der Krankenkasse, beim PVS-Hersteller oder bei der IT nachfragen: Mit diesen Angaben lässt sich der Vorgang schnell eingrenzen.

• ✓EBZ-Antragsnummer und Leistungsbereich, zum Beispiel Zahnersatz, PAR oder KFO
• ✓Datum und Uhrzeit des Versands laut PVS sowie der angezeigte Status
• ✓Empfangende Krankenkasse
• ✓Ob eine Eingangsbestätigung vorliegt
• ✓Ob andere KIM-Nachrichten in derselben Zeit eingegangen sind
• ✓PVS-Produkt und installierte Version
• ✓Genauer Wortlaut einer Fehlermeldung, am besten als Bildschirmfoto ohne sichtbare Patientendaten

Senden Sie keine Patientendaten, Zugangsdaten oder Inhalte von KIM-Nachrichten per E-Mail oder über Kontaktformulare. Für Rückfragen zu Ihrem Fall genügt die Antragsnummer.

Technische Störung oder offener fachlicher Prozess?

Kommt keine Genehmigung an, heißt das nicht zwingend, dass etwas defekt ist. Die KZBV schreibt, dass die Kasse den Antwortdatensatz zeitnah zurücksendet. Eine feste Frist für die Antwort nennt sie auf der EBZ-Seite nicht, sondern verweist auf die gesetzlichen Bearbeitungsfristen der Krankenkassen. Fragen dazu beantwortet Ihre Kassenzahnärztliche Vereinigung (KZV).

Fachlich kann sich ein Antrag aus mehreren Gründen hinziehen. Die KZBV und die KZV Berlin beschreiben unter anderem:

• Gutachterverfahren

  Die Kasse kann vor ihrer Entscheidung einen Gutachter einschalten. Das Ergebnis kommt ebenfalls über das EBZ, je nach Ausgang als Genehmigung mit dem Hinweis „Gutachterlich befürwortet“ oder als Ablehnung mit „Gutachterlich nicht befürwortet“ bzw. „Gutachterlich teilweise befürwortet“.

• Härtefall

  Genehmigung und Härtefallprüfung laufen laut KZBV unabhängig. Die Kasse kann zunächst nach Bonusstufe bewilligen und später eine zweite Antwort nachreichen.

• Bonusheft

  Die Kasse kann das Bonusheft beim Versicherten anfordern. Die KZBV empfiehlt, den Patienten auf eine zeitnahe Vorlage hinzuweisen.

• Antwort auf Papier

  Wurde der Antrag wegen einer Störung als Papierausdruck geschickt, antwortet die Kasse laut KZBV ebenfalls auf Papier. Eine elektronische Rückmeldung ist dann nicht zu erwarten.

Die KZV Berlin weist darauf hin, vor Behandlungsbeginn zu kontrollieren, ob eine Bewilligung oder andere Mitteilungen der Kasse vorliegen. Ob der Antrag noch in Bearbeitung ist, kann nur die Krankenkasse beantworten. Fragen Sie dort mit der Antragsnummer nach. Ob dagegen eine bereits eingegangene Nachricht in der Software hängt, klären PVS-Hersteller und IT.

Für Störungen der Telematikinfrastruktur (TI) verweist die KZV Berlin auf das Fachportal der gematik und auf IT-Dienstleister oder PVS-Anbieter. Hintergrund zur TI bietet unser Überblick Telematikinfrastruktur in der Zahnarztpraxis.

Diagnosetabelle

Doppelte Vorgänge vermeiden

Der naheliegende Reflex, den Antrag einfach noch einmal zu schicken, schafft oft ein zweites Problem. Die Quellen beschreiben dazu klare Regeln:

• Keine Stornierung im EBZ

  Laut KZBV ist eine Stornierung nicht vorgesehen. Für eine Korrektur wird ein neuer Antrag mit der Kennzeichnung „Änderung eines Antrags“ gestellt.

• Nicht zusätzlich auf Papier

  Ein bereits elektronisch übermittelter Behandlungsplan darf laut KZV Berlin nicht nochmals in Papierform eingereicht werden.

• Nach Papierversand nicht elektronisch nachsenden

  Wurde der Antrag wegen einer Störung als Ausdruck verschickt, ist laut KZBV keine zusätzliche elektronische Übermittlung über KIM zulässig. Folgeanträge wie Änderungen oder Verlängerungen laufen wieder elektronisch.

Bevor Sie einen Antrag erneut erstellen, klären Sie deshalb mit Krankenkasse oder PVS-Hersteller, ob der ursprüngliche Antrag angekommen ist. Steht der Versand fest, ist ein zweiter Antrag in der Regel nicht die Lösung.

Wann Support übernehmen muss

Die KZBV nennt KIM-Anbieter und PVS-Hersteller als erste Ansprechpartner bei technischen Fragen zu KIM. Bei fehlerhaften Einträgen im Verzeichnisdienst für praxisbezogene KIM-Adressen hilft laut KZBV die KZV. Für Ihr Team bedeutet das:

• Krankenkasse

  Beantwortet, ob der Antrag eingegangen ist und in welchem Bearbeitungsstand er sich befindet.

• PVS-Hersteller

  Klärt, warum eine eingegangene Antwort nicht verarbeitet oder nicht zugeordnet wurde, und wie Rückmeldungen gezielt abgerufen werden.

• KIM-Anbieter und IT-Betreuung

  Übernehmen, wenn gar keine KIM-Nachrichten mehr eingehen oder das KIM-Clientmodul Fehler meldet.

So prüfen Sie, ob es wieder funktioniert

1. 1 Status am Antrag Der betroffene Antrag zeigt im PVS die Antwort der Kasse, zum Beispiel eine Genehmigung oder Ablehnung.
2. 2 Richtiger Vorgang Die Antwort steht beim richtigen Patienten, und die Antragsnummer stimmt mit dem versendeten Antrag überein.
3. 3 Kein Duplikat Zum selben Behandlungsplan gibt es keinen zweiten, versehentlich erstellten Antrag.
4. 4 Weitere Eingänge Auch die nächsten Rückmeldungen zu anderen Anträgen kommen an und werden zugeordnet.

Problem nicht behoben? Nennen Sie uns Produktversion, genaue Fehlermeldung, betroffene Arbeitsplätze und den Zeitpunkt des ersten Auftretens. Bitte senden Sie keine Patientendaten oder Zugangsdaten über das Anfrageformular. Mehr zu unserer Unterstützung bei KIM und Telematikinfrastruktur.

Häufige Fragen

Quellen

• KZBV: EBZ – Allgemeine Informationen (abgerufen am 08.10.2026, ohne Datumsangabe im Dokument).
• KZBV: EBZ – Wichtige Fragen und Antworten (abgerufen am 08.10.2026, ohne Datumsangabe im Dokument).
• KZBV: Kommunikation im Medizinwesen (KIM) (abgerufen am 08.10.2026, ohne Datumsangabe im Dokument).
• KZV Berlin: Fortbildungssymposium EBZ für Praxismitarbeiter, Vortragsfolien vom 19.06.2026 (abgerufen am 08.10.2026).