EBZ-Antrag wird
nicht versendet
Ein EBZ-Antrag wird nicht versendet, wenn er im Praxisverwaltungssystem (PVS) noch nicht versandbereit ist, wenn Signatur oder KIM beim Senden scheitern oder wenn die Krankenkasse den Datensatz technisch zurückweist. Eine Ablehnung ist das nicht: Über Genehmigung oder Ablehnung entscheidet die Kasse erst mit ihrem Antwortdatensatz. Hier lesen Sie, welchen Status Sie gefahrlos ablesen, wie Sie den Versandfehler eingrenzen, ohne den Antrag zu verändern oder doppelt zu senden, und wann PVS-Hersteller, KIM-Anbieter oder Krankenkasse übernehmen.
Technischer Versandfehler oder unvollständiger Antrag?
Das EBZ (elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte) ersetzt die papiergebundenen Anträge für Zahnersatz, Kieferbruch und Kiefergelenkserkrankungen, Kieferorthopädie und Parodontitistherapie. Laut KZBV läuft es so ab: Die Praxis erstellt im PVS einen Antragsdatensatz. Dieser geht über KIM (Kommunikation im Medizinwesen), den E-Mail-Dienst der Telematikinfrastruktur, an die Krankenkasse. Die Kasse antwortet per KIM mit einem Antwortdatensatz, den das PVS dem Patienten zuordnet.
Der Heil- und Kostenplan ist im EBZ also kein beliebiger KIM-Anhang. Es ist ein strukturierter Datensatz, den nur das EBZ-Modul des PVS erzeugt, signiert und verschickt. Die KIM-Adresse der Krankenkasse holt das PVS laut KZBV-FAQ automatisch aus dem Verzeichnisdienst der TI. Einen HKP aus einem normalen Mailprogramm als Datei an die Kasse zu schicken, ist deshalb kein Ersatzweg.
Für die Fehlersuche ist zuerst wichtig, an welcher Stelle der Antrag hängt:
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Antrag ist noch nicht versandbereit
Das PVS zeigt Warnungen oder Fehler zum Inhalt, etwa fehlende Pflichtangaben. Das ist kein Technikproblem, sondern eine fachliche Prüfung des Antrags. Die KZV Berlin rät, Warnungen und Fehler im PVS vor der Einreichung zu kontrollieren.
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Antrag ist versandbereit, Senden scheitert
Beim Signieren oder Versenden erscheint eine technische Meldung. Hier liegt die Ursache in Signatur, KIM oder TI-Anbindung, nicht im Inhalt des Plans.
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Antrag ist verschickt, Kasse meldet einen Fehler
Die Krankenkasse prüft eingehende Datensätze technisch auf Gültigkeit und, soweit möglich, auf Plausibilität. Findet sie einen Fehler, weist sie den Datensatz mit Begründung zurück. Das ist ein Versandfehler, keine Leistungsentscheidung.
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Antrag ist verschickt, Antwort fehlt
Liegt die technische Empfangsbestätigung vor, ist der Versand belegt. Dann geht es nicht mehr um den Versand, sondern um eine fehlende EBZ-Rückmeldung.
Welcher Status ist dokumentiert?
Die Vereinbarung von KZBV und GKV-Spitzenverband zum EBZ (Anlage 15b zum BMV-Z) beschreibt drei Rückmeldungen, die nach dem Senden möglich sind. Wie Ihr PVS sie benennt und wo es sie anzeigt, ist je nach Hersteller verschieden. Inhaltlich sind es diese:
| Rückmeldung | Was sie bedeutet | Was sie nicht bedeutet |
|---|---|---|
| Technische Empfangsbestätigung | Der Datensatz ist bei der Datenannahmestelle der Krankenkasse angekommen. Das PVS zeigt das an und speichert es. | Keine Genehmigung, keine inhaltliche Prüfung |
| Fehlermeldung der Krankenkasse | Der Datensatz wurde nicht angenommen, zum Beispiel wegen eines leeren Pflichtfelds oder weil der Versicherte der Kasse nicht zuzuordnen ist. Die Meldung enthält eine Begründung. | Keine Ablehnung der Behandlung; der Antrag liegt der Kasse nur nicht zur Bearbeitung vor |
| Antwortdatensatz | Die Leistungsentscheidung der Kasse: genehmigt oder nicht genehmigt, mit Datum und gegebenenfalls Begründung | Erst hier liegt eine fachliche Entscheidung vor |
Fehlt jede dieser Rückmeldungen und steht der Antrag im PVS noch als nicht versendet, ist er sehr wahrscheinlich gar nicht aus der Praxis herausgegangen. Notieren Sie in jedem Fall die EBZ-Antragsnummer. Laut KZV Berlin erzeugt das PVS sie für jeden übermittelten Plan. Praxis und Krankenkasse identifizieren den Antrag darüber.
Status ist keine Genehmigung
Aus einem technischen Status lässt sich weder eine Genehmigung noch eine Frist ableiten. Die KZV Berlin weist darauf hin, vor Behandlungsbeginn zu kontrollieren, ob eine Bewilligung oder eine andere Mitteilung der Krankenkasse vorliegt. Fragen zu Fristen und zum Behandlungsbeginn klären Sie mit Ihrer KZV oder der Krankenkasse, nicht anhand der Versandanzeige.
Funktionieren andere KIM-Nachrichten?
Diese Frage grenzt am schnellsten ein, ob das Problem beim EBZ-Ablauf oder bei KIM selbst liegt. Beobachten Sie, ohne etwas umzustellen:
- Gehen heute andere KIM-Vorgänge aus dem PVS hinaus, zum Beispiel eine eAU oder eine normale KIM-Nachricht?
- Kommen KIM-Nachrichten an, etwa Antworten zu früheren Anträgen?
- Betrifft das Problem nur einen Antrag, nur eine Krankenkasse oder alle EBZ-Anträge?
- Meldet die TI-Statusseite der gematik gerade Einschränkungen bei KIM?
Andere KIM-Vorgänge funktionieren: Dann ist KIM grundsätzlich erreichbar. Das Problem liegt eher im EBZ-Ablauf selbst: im EBZ-Modul des PVS, bei der Signatur des Antrags oder beim einzelnen Datensatz. Der Antrag wird laut Anlage 15 zum BMV-Z grundsätzlich qualifiziert mit dem elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) signiert. Nur wenn das aus technischen Gründen nicht geht, ist ausnahmsweise eine Signatur mit dem Praxisausweis (SMC-B) vorgesehen. Ob Ihr PVS diesen Weg anbietet, klären Sie mit dem Hersteller. Geben Sie eine PIN nicht mehrfach auf Verdacht ein: Falsche Eingaben können die Karte sperren.
Auch andere KIM-Vorgänge scheitern: Dann ist es kein EBZ-spezifischer Fehler, sondern ein KIM- oder TI-Problem. Die Grundlagen dazu finden Sie in unserem Artikel KIM in der Zahnarztpraxis. Arbeiten Sie mit CGM Z1 und sehen Sie die Meldung „501 5.5.4 Invalid AUTH command arguments“, hilft der Beitrag CGM Z1: KIM-Fehler 501 einordnen.
Beispiel DS-Win: KIM-Testnachricht
Dampsoft beschreibt in seiner Anleitung zur KIM-Fehlerbehebung eine Testnachricht unter „Einstellungen/e-health/KIM“ über die Schaltfläche „Testnachricht“. Bei Erfolg erscheint eine Bestätigung, sonst eine Fehlermeldung. Die Anleitung gilt nur für KIM-Adressen von Dampsoft und richtet sich an IT-Systembetreuer. Die weiteren Schritte darin, etwa am KIM-Clientmodul, gehören in deren Hand. Bei anderen PVS fragen Sie Ihren Hersteller, ob und wo es einen solchen Test gibt. Eine KIM-Testnachricht enthält keine Patientendaten. Ein Test-EBZ-Antrag ist dafür kein Ersatz.
Fehleraufnahme ohne Veränderung des Antrags
Solange die Ursache nicht feststeht, sollte der Antrag so bleiben, wie er ist. Halten Sie stattdessen fest, was Sie sehen:
| Beobachtung | Mögliche Einordnung | Sicherer nächster Schritt | Zuständig |
|---|---|---|---|
| PVS zeigt vor dem Senden Warnungen oder Fehler zum Antragsinhalt | Antrag fachlich unvollständig, noch nicht versandbereit | Meldung lesen und den Inhalt vom Zahnarzt oder der Abrechnung prüfen lassen | Praxis (Zahnarzt, Abrechnung); bei unklarer Meldung PVS-Hersteller |
| Meldung beim Signieren, eHBA nicht bereit | Signatur scheitert, Antrag verlässt die Praxis nicht | Wortlaut notieren, Karte und Kartenterminal beobachten, keine PIN-Versuche | PVS-Hersteller, IT-Betreuung |
| Technische Meldung beim Versenden, andere KIM-Vorgänge laufen | Problem im EBZ-Ablauf oder beim einzelnen Datensatz | Fehlertext und Antragsnummer erfassen, nicht erneut senden | PVS-Hersteller |
| Auch andere KIM-Nachrichten gehen nicht hinaus | KIM- oder TI-Störung | gematik TI-Status prüfen, Zeitpunkt notieren | KIM-Anbieter, IT-Betreuung |
| Fehlermeldung der Krankenkasse mit Begründung | Datensatz nicht angenommen, keine Leistungsentscheidung | Begründung lesen; Korrektur und erneuten Versand mit PVS-Hersteller oder Kasse abstimmen | Praxis, PVS-Hersteller, Krankenkasse |
| Technische Empfangsbestätigung liegt vor, Antwort fehlt | Versand belegt, Rückmeldung steht aus | Nicht erneut senden; als fehlende Rückmeldung weiterverfolgen | Praxis, Krankenkasse, PVS-Hersteller |
Fotografieren Sie Meldungen nur so, dass keine Patientendaten zu sehen sind, oder schreiben Sie den Wortlaut ab. Für den Support reicht die Antragsnummer zur Zuordnung.
Bitte nicht selbst durchführen
Keine Testanträge mit echten Patientendaten, keine neuen Anträge für denselben Plan auf Verdacht, keine PIN-Versuche, kein Neuinstallieren von PVS-Modulen oder KIM-Clientmodul und keine Änderungen an Konnektor oder Firewall. Solche Eingriffe verändern das Fehlerbild und können zu doppelten Anträgen führen.
PVS, KIM-Anbieter oder Krankenkasse: Zuständigkeit klären
Die KZBV nennt für technische Fragen zu KIM zuerst den PVS-Hersteller oder den KIM-Anbieter. Die Aufgaben teilen sich so auf:
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PVS-Hersteller
Erste Anlaufstelle für das EBZ-Modul, die Statusanzeige, Meldungen beim Signieren und Senden sowie für die Frage, wie ein von der Kasse zurückgewiesener Antrag korrigiert wird.
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KIM-Anbieter
Zuständig, wenn KIM insgesamt nicht sendet: KIM-Adresse, Clientmodul und Anbindung. Laut KZBV bieten viele PVS-Hersteller selbst passende KIM-Lösungen an.
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IT-Betreuung der Praxis
Prüft Netzwerk, Konnektor, Kartenterminals und den Rechner mit dem KIM-Clientmodul, jeweils in Abstimmung mit Hersteller und Anbieter.
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KZV
Hilft laut KZBV bei fehlerhaften Einträgen der praxisbezogenen KIM-Adresse im Verzeichnisdienst und ist Ansprechpartner für Fragen zum EBZ-Verfahren selbst.
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Krankenkasse
Zuständig für ihre Fehlermeldungen und Antwortdatensätze, etwa wenn ein Versicherter laut Fehlermeldung nicht zuzuordnen ist.
Halten Sie für den Support diese Angaben bereit:
- PVS und Produktversion, KIM-Anbieter
- Genauer Wortlaut der Meldung und an welcher Stelle sie erscheint (Prüfung, Signatur, Versand, Rückmeldung der Kasse)
- EBZ-Antragsnummer und Leistungsbereich (ZE, PAR, KFO, KB/KGL), keine Patientendaten
- Betroffene Arbeitsplätze und ob nur ein Antrag, eine Kasse oder alle EBZ-Anträge betroffen sind
- Ob andere KIM-Nachrichten gerade funktionieren
- Datum und Uhrzeit des ersten Auftretens und vorausgegangene Änderungen wie Updates oder Kartentausch
Senden Sie keine Patientendaten, Zugangsdaten oder PINs per E-Mail oder über Kontaktformulare.
Doppelte Anträge vermeiden
Wer einen hängenden Antrag einfach noch einmal anlegt, erzeugt leicht zwei Vorgänge für denselben Plan. Die KZBV und die KZV Berlin beschreiben dazu:
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Keine Stornierung vorgesehen
Laut KZBV-FAQ gibt es für einen gestellten Antrag keine Stornierung. Korrekturen laufen über einen neuen Antrag mit dem Kennzeichen „Änderung eines Antrags“. Bei KFO und UPT-Verlängerung ist eine Fehlerkorrektur laut KZBV nicht möglich; das Vorgehen ist dann mit der Krankenkasse abzustimmen.
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Fehlermeldung der Kasse
Anlage 15b beschreibt, dass der Fehler behoben und der Antrag erneut verschickt werden muss, damit die Kasse ihn annimmt. Wie das in Ihrem PVS geschieht, klären Sie mit dem Hersteller.
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Elektronisch übermittelt
Laut KZV Berlin wird ein bereits elektronisch übermittelter Plan nicht zusätzlich auf Papier eingereicht.
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Papierausdruck im Störfall
Bei technischen Störungen beschreiben KZBV und KZV einen per Stylesheet erzeugten, unterschriebenen Ausdruck des Plans; die KZBV spricht von begründeten Ausnahmefällen. Nach Behebung der Störung wird dieser Antrag laut KZBV nicht zusätzlich elektronisch übermittelt. Ob ein solcher Fall vorliegt, entscheidet die Praxis, im Zweifel nach Rücksprache mit der KZV.
Versand nach der Behebung kontrollieren
Ist die Ursache behoben, prüfen Sie den Ablauf, ohne zusätzliche Anträge zu erzeugen:
- Status des betroffenen Antrags Der ursprünglich hängende Antrag ist versendet, und das PVS zeigt die technische Empfangsbestätigung an.
- Keine Fehlermeldung der Kasse Es kommt keine Fehlermeldung der Krankenkasse zu diesem Antrag zurück.
- Antwortdatensatz zuordnen Der Antwortdatensatz der Kasse erscheint beim richtigen Antrag. Bleibt er aus, obwohl der Versand belegt ist, verfolgen Sie das als fehlende Rückmeldung weiter.
- Andere KIM-Vorgänge Weitere KIM-Vorgänge wie eAU oder normale KIM-Nachrichten gehen ebenfalls hinaus.
- Keine Doppelvorgänge Für denselben Plan existiert nur ein laufender Antrag. Halten Sie Ursache und Lösung für künftige Fälle fest.
Problem nicht behoben? Nennen Sie uns Produktversion, genaue Fehlermeldung, betroffene Arbeitsplätze und den Zeitpunkt des ersten Auftretens. Bitte senden Sie keine Patientendaten oder Zugangsdaten über das Anfrageformular. Mehr zu unserer Unterstützung bei KIM und TI finden Sie unter Telematik-Support für Zahnarztpraxen.
Häufige Fragen
Ist ein Versandfehler eine Ablehnung?
Nein. Ein Versandfehler oder eine Fehlermeldung der Krankenkasse bedeutet, dass der Antrag nicht angenommen wurde und der Kasse nicht zur Bearbeitung vorliegt. Über Genehmigung oder Ablehnung entscheidet die Kasse erst mit dem Antwortdatensatz. Eine Fehlermeldung enthält laut Anlage 15b zum BMV-Z eine Begründung; nach Behebung wird der Antrag erneut verschickt.
Wann hilft die KIM-Fehlerdiagnose?
Wenn auch andere KIM-Vorgänge wie eAU oder normale KIM-Nachrichten nicht hinausgehen. Dann liegt die Ursache bei KIM oder der TI-Anbindung, und KIM-Anbieter oder IT-Betreuung übernehmen. Funktioniert KIM sonst, liegt das Problem eher im EBZ-Ablauf, etwa bei Signatur oder Datensatz, und der PVS-Hersteller ist der erste Ansprechpartner.
Was tun bei bereits dokumentiertem Versand?
Zeigt das PVS die technische Empfangsbestätigung, ist der Antrag bei der Datenannahmestelle der Kasse angekommen. Senden Sie ihn nicht erneut und reichen Sie ihn nicht zusätzlich auf Papier ein. Fehlt die Antwort der Kasse, verfolgen Sie das als fehlende EBZ-Rückmeldung mit Antragsnummer weiter, zusammen mit PVS-Hersteller und Krankenkasse.
Quellen
- KZBV: Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren, Allgemeine Informationen (abgerufen am 08.10.2026).
- KZBV: EBZ, Wichtige Fragen und Antworten (abgerufen am 08.10.2026).
- KZBV: Kommunikation im Medizinwesen (KIM) (abgerufen am 08.10.2026).
- KZBV: BMV-Z Anlage 15, Grundsatzvereinbarung über ein elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren, Fassung mit Wirkung ab 01.04.2025 (abgerufen am 08.10.2026).
- KZBV: BMV-Z Anlage 15b, Ergebnisse und Szenarien, Stand 01.01.2022 (abgerufen am 08.10.2026).
- KZV Berlin: Fortbildungssymposium EBZ für Praxismitarbeiter, 19.06.2026 (abgerufen am 08.10.2026).
- Dampsoft: KIM-Fehlerbehebung DS-Win unter e-connect 2.0 für Systemadministratoren, Version 1.0 (abgerufen am 08.10.2026).
- gematik: TI-Status (abgerufen am 08.10.2026).
Angaben ohne Gewähr. Wir stützen uns auf die genannten Herstellerquellen, zuletzt geprüft am . Software, Versionen und Abläufe ändern sich jedoch. Maßgeblich ist der aktuelle Stand des Herstellers. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Prüfung Ihres Systems; Eingriffe an Server, Datenbank und TI-Komponenten gehören in fachkundige Hände.