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KIM-Nachrichten
kommen nicht an

KIM-Nachrichten kommen nicht an, obwohl Ihre Praxis selbst problemlos versenden kann? Dann sollten Sie den Empfangsweg getrennt vom Versand betrachten. Bei KIM (Kommunikation im Medizinwesen) liegt eine eingehende Nachricht zunächst im Postfach beim KIM-Fachdienst, wird dann über das KIM-Clientmodul abgerufen und schließlich von der Praxissoftware verarbeitet. Hier lesen Sie, wie Sie eine einzelne fehlende Nachricht von einem ausgefallenen Empfang unterscheiden, was Ihr Team gefahrlos festhalten kann und wann KIM-Anbieter oder PVS-Support übernehmen.

Schema: KIM-Nachricht liegt im Postfach beim KIM-Fachdienst, die Übergabe vom KIM-Clientmodul an die Praxissoftware ist unterbrochen

Eine Nachricht oder der gesamte Eingang betroffen?

Die erste Frage entscheidet über den weiteren Weg: Fehlt eine bestimmte Nachricht, oder kommt seit einem bestimmten Zeitpunkt gar nichts mehr an? Ein Empfang, der grundsätzlich nicht funktioniert, ist ein anderes Fehlerbild als eine einzelne Nachricht, die ein Absender angekündigt hat.

  • Nur eine bestimmte Nachricht fehlt

    Andere KIM-Nachrichten kommen weiterhin an. Dann arbeitet der Empfang grundsätzlich. Zu klären ist, ob und wohin der Absender tatsächlich versendet hat (nächster Abschnitt) und ob die Nachricht zwar abgerufen, in der Praxissoftware aber keinem Vorgang zugeordnet wurde.

  • Seit einem Zeitpunkt kommt gar nichts mehr an

    Bleibt der KIM-Posteingang in der Praxissoftware für alle Absender leer, sind Abruf und Anbindung die erste Spur: KIM-Clientmodul, Konnektor, Karte und Netzwerk. Notieren Sie, wann zuletzt eine Nachricht eingegangen ist.

  • Nur Nachrichten an eine bestimmte Adresse fehlen

    Eine Praxis kann neben der praxisbezogenen Adresse auch persönliche, an den elektronischen Heilberufsausweis (eHBA) gebundene KIM-Adressen haben. Klären Sie, an welche Adresse die Nachricht ging.

  • Nur die EBZ-Rückmeldung der Krankenkasse fehlt

    Beim EBZ (Elektronisches Beantragungs- und Genehmigungsverfahren Zahnärzte) antwortet die Krankenkasse mit einem Antwortdatensatz über KIM. Kommen andere KIM-Nachrichten an, ist das ein eigener Prozess mit eigener Prüfung, siehe unten.

Versand beim Absender und Empfang trennen

Wenn Ihre eigene Praxis KIM-Nachrichten versenden kann, ist das kein Beleg dafür, dass auch der Empfang funktioniert. Beim Empfang wird die Nachricht entschlüsselt und ihre Signatur geprüft, bevor sie gelesen werden kann. So beschreibt es die KZBV. Dafür ist der Zugriff auf die Karte nötig, mit der das KIM-Konto verknüpft ist.

Vom Hersteller dokumentiert

In der Systembetreuer-Anleitung von Dampsoft heißt es für DS-WIN: Erstellen und Versenden von KIM-Nachrichten ist an jeder Station möglich. Empfangen und entschlüsselt werden Nachrichten aber nur an Stationen mit Telematik-Anbindung, weil dafür auf die Karten zugegriffen werden muss. Bei einem eHBA-gebundenen Konto kann laut Dampsoft nur der Behandler mit Kenntnis seiner eHBA-PIN eingehende Nachrichten entschlüsseln. In der KIM-Dokumentation von CGM (dort für CGM MEDISTAR) steht ebenfalls, dass beim Abruf die Karte gesteckt sein muss, mit der die KIM-Adresse registriert wurde.

Auf der Absenderseite lässt sich dagegen klären, ob die Nachricht überhaupt unterwegs ist. Fragen Sie den Absender sachlich nach:

  • Wann wurde die Nachricht versendet, und hat der Absender eine Fehlermeldung oder einen Rückläufer erhalten?
  • An welche KIM-Adresse ging sie genau: an die Praxisadresse oder an eine persönliche Adresse?
  • Kommen bei ihm Nachrichten von Ihrer Praxis an? Das sagt etwas über Ihren Versand, nicht über Ihren Empfang.

KIM-Adressen werden im Verzeichnisdienst (VZD) der Telematikinfrastruktur registriert, damit andere Teilnehmer sie finden. Sind Ihre Praxisdaten dort fehlerhaft, helfen laut KZBV die Kassenzahnärztlichen Vereinigungen (praxisbezogene Adressen) bzw. die Landeszahnärztekammern (persönliche, eHBA-gebundene Adressen). Liegt das Problem dagegen beim Versand Ihrer eigenen Praxis, ist das ein eigenes Fehlerbild. Ein Beispiel ist die KIM-Fehlermeldung 501 in CGM Z1. Grundlagen zu Adressen und Ablauf finden Sie im Beitrag KIM in der Zahnarztpraxis.

Postfach, Abruf und PVS-Verarbeitung unterscheiden

Werden KIM-Nachrichten nicht abgerufen, kann das an drei verschiedenen Stellen liegen. Jede hat eine andere Zuständigkeit:

  • 1. Postfach beim KIM-Fachdienst

    Eine eingehende Nachricht wartet zunächst beim Fachdienst Ihres KIM-Anbieters, bis sie abgeholt wird. Wichtig: Nachrichten, die nicht abgeholt werden, werden nach einer Frist automatisch gelöscht. Das Handbuch von akquinet nennt als Standard 90 Tage, CGM nennt ebenfalls 90 Tage. Welche Frist für Ihr Konto gilt, weiß Ihr KIM-Anbieter.

  • 2. Abruf über das KIM-Clientmodul

    Die Praxissoftware ruft die Nachrichten am KIM-Clientmodul ab. Das Clientmodul arbeitet laut Dampsoft vergleichbar mit einem Mailserver: Es holt die Nachricht vom Fachdienst, entschlüsselt sie mithilfe von Konnektor und Karte und gibt sie an die Praxissoftware weiter. Läuft das Clientmodul nicht, ist der Konnektor nicht erreichbar oder fehlt die Karte, bleibt der Posteingang leer.

  • 3. Verarbeitung in der Praxissoftware (PVS)

    Ist die Nachricht im KIM-Posteingang der Praxissoftware angekommen, erscheint aber nicht im erwarteten Vorgang, liegt das Problem bei der Verarbeitung. Bei EBZ-Antworten zeigt laut KZBV das PVS die Antwortdaten an. Die Zuordnung ist damit eine Funktion der Praxissoftware.

Zwei Hinweise aus der Herstellerdokumentation helfen bei der Einordnung:

  • Laut Dampsoft läuft das RISE KIM-Client-Modul seit dem Pflicht-Update ab Mitte Juli 2025 als Windows-Dienst im Hintergrund. Ein fehlendes Symbol in der Taskleiste ist deshalb für sich allein kein Fehlerhinweis.
  • Zwischen Praxissoftware und Clientmodul wird das E-Mail-Verfahren POP3 verwendet. akquinet weist darauf hin, dass die meisten E-Mail-Programme per POP3 abgerufene Nachrichten standardmäßig direkt nach dem Abruf löschen. Ist dasselbe KIM-Konto zusätzlich in einem anderen Programm eingerichtet, etwa einem separaten E-Mail-Programm, sollten Sie das dem Support mitteilen.
Beobachtung Mögliche Einordnung Sicherer nächster Schritt Zuständig
Nachricht eines einzelnen Absenders fehlt, andere kommen anVersand oder Adressierung beim Absender, nicht der eigene EmpfangAbsender nach Versandzeitpunkt, Zieladresse und Fehlermeldung fragenPraxisteam, Absender
Nachricht ist im KIM-Posteingang, aber nicht im Vorgang oder beim PatientenVerarbeitung bzw. Zuordnung in der PraxissoftwareEingangszeitpunkt und betroffenen Vorgang notieren, nichts manuell umbuchenPVS-Support
Seit einem Zeitpunkt keine einzige Nachricht mehrAbruf oder Anbindung: Clientmodul, Konnektor, Karte, NetzwerkLetzte erfolgreich empfangene Nachricht und vorausgegangene Änderungen notierenIT-Betreuung, KIM-Anbieter
Empfang klappt nur an bestimmten Arbeitsplätzen nichtStation ohne Telematik-Anbindung bzw. ohne Kartenzugriff (für DS-WIN dokumentiert)Mit einem Arbeitsplatz vergleichen, an dem Empfang funktioniertPraxisteam, dann IT-Betreuung
Nur Nachrichten an eine persönliche Adresse fehleneHBA-gebundenes Konto, Entschlüsselung nur mit dem HeilberufsausweisKlären, wem die Adresse gehört; keine PIN-Versuche durch DritteBehandler, IT-Betreuung
Nur die EBZ-Rückmeldung der Krankenkasse fehltEBZ-Prozess: Antwortdatensatz noch nicht versendet oder nicht zugeordnetPrüfen, ob andere KIM-Nachrichten ankommen und ob der Antrag als versendet giltPraxisteam, PVS-Support

Sonderfall EBZ: Beim EBZ sendet die Praxis den Antrag über KIM an die Krankenkasse. Die Kasse antwortet mit einem Antwortdatensatz, den das PVS anzeigt (KZBV, EBZ-FAQ). Wann die Kasse antwortet, kann die Praxis technisch nicht beeinflussen. Kommen andere KIM-Nachrichten an, ist der allgemeine Empfang in Ordnung. Dann geht es um den einzelnen Antrag: Wurde er tatsächlich versendet, und ist eine bereits eingegangene Antwort in der Praxissoftware nur nicht zugeordnet? Wurde ein Antrag wegen einer Störung auf Papier gestellt, kommt laut KZBV auch die Rückmeldung der Kasse auf Papier.

Fehleraufnahme ohne Kontenänderung

Das Praxisteam kann die Fehlersuche deutlich verkürzen, ohne an Konten oder Einstellungen etwas zu verändern. Halten Sie Folgendes fest:

  • Datum und Uhrzeit der letzten KIM-Nachricht, die nachweislich angekommen ist
  • Ob der Versand aus Ihrer Praxis zur selben Zeit funktioniert
  • An welchen Arbeitsplätzen Sie den Posteingang geprüft haben und ob dort die Telematik-Anbindung eingerichtet ist
  • Ob am Kartenterminal die Praxiskarte (SMC-B) gesteckt ist und ob die Praxissoftware einen Kartenfehler meldet
  • Den genauen Wortlaut jeder Fehlermeldung, am besten als Foto ohne sichtbare Patientendaten
  • Was sich zuvor geändert hat: Update der Praxissoftware oder des Clientmoduls, Austausch eines Rechners, neuer Router, neuer Virenscanner

Der letzte Punkt ist kein Detail: Dampsoft weist darauf hin, dass beim KIM-Clientmodul Netzwerkeinstellungen am jeweiligen Rechner nötig sind und diese beim Austausch von Komponenten wie Rechnern beachtet werden müssen.

Bitte nicht selbst durchführen

Keine Änderungen an KIM-Konto, Passwörtern oder Verbindungseinstellungen in der Praxissoftware, keine Neuinstallation des Clientmoduls und kein Abschalten von Virenscanner oder Firewall. Keine PIN-Versuche an SMC-B oder eHBA, denn Fehleingaben können eine Karte sperren. Legen Sie auch kein zweites KIM-Konto bei einem anderen Anbieter an: CGM weist darauf hin, dass Sie wegen des verzögerten Austrags aus dem Verzeichnisdienst kurzzeitig doppelt eingetragen sein können.

KIM-Anbieter oder PVS-Support zuordnen

Laut KZBV sind bei technischen Fragen der KIM-Anbieter und der Hersteller der Praxissoftware die ersten Ansprechpartner. Welcher von beiden zuerst gefragt ist, ergibt sich aus der Stelle, an der die Nachricht hängt:

  • KIM-Anbieter

    Postfach, Fachdienst und KIM-Clientmodul: Kommt gar nichts mehr an, obwohl Karte und Konnektor laut Praxissoftware verfügbar sind, oder meldet das Clientmodul einen Fehler. Im Handbuch von akquinet heißt es, die Protokolldateien des Clientmoduls seien eine wichtige Grundlage für die Fehleranalyse.

  • PVS-Support

    Die Nachricht ist im KIM-Posteingang der Praxissoftware angekommen, wird aber keinem Vorgang zugeordnet. Oder die Praxissoftware erreicht das Clientmodul nicht.

  • IT-Betreuung der Praxis

    Rechner mit dem Clientmodul, Firewall, Virenscanner, Netzwerkrouten und Konnektor. Dampsoft nennt diese Stellen ausdrücklich als Prüfpunkte bei Verbindungsfehlern, zusammen mit dem Internetzugang der Praxis.

  • KZV bzw. Landeszahnärztekammer

    Fehlerhafte Einträge Ihrer Praxis oder einer persönlichen Adresse im Verzeichnisdienst.

Halten Sie für den Support diese Angaben bereit:

  • Name und Version der Praxissoftware sowie Ihr KIM-Anbieter
  • Version des KIM-Clientmoduls, sofern bekannt
  • Betroffene KIM-Adresse (Praxisadresse oder persönliche Adresse)
  • Genaue Fehlermeldung und Zeitpunkt des ersten Auftretens
  • Betroffene Arbeitsplätze und ob der Versand funktioniert
  • Ob dasselbe KIM-Konto zusätzlich in einem anderen Programm eingerichtet ist

Senden Sie keine Patientendaten, Nachrichteninhalte, Passwörter oder Zugangsdaten per E-Mail oder über Kontaktformulare. Fordert der Support Protokolldateien an, klären Sie den Übertragungsweg direkt mit ihm.

Kontrollierten Empfangstest vorbereiten

Ob der Empfang nach der Behebung wieder läuft, zeigt nur ein nachvollziehbarer Test. Die KZBV empfiehlt nach der Einrichtung grundsätzlich eine Testnachricht. In DS-WIN gibt es dafür laut Dampsoft unter „Einstellungen – e-health – KIM“ die Schaltfläche „Testnachricht“. Sie prüft zuerst die Verbindung zum KIM-Clientmodul, sendet dann eine Nachricht über Clientmodul und Konnektor an den Fachdienst und wartet Empfang und Entschlüsselung ab. Die Testnachricht muss anschließend unter „Kommunikation – E-Mail“ im Posteingang des KIM-Kontos erscheinen. Für andere Praxissoftware gilt die Anleitung des jeweiligen Herstellers.

  1. Neutralen Inhalt verwenden Testen Sie nur mit Testnachrichten ohne Patientenbezug. Befunde, Röntgenbilder oder echte Anträge sind kein Testmaterial.
  2. Testnachricht auslösen Über die Testfunktion der Praxissoftware oder nach Absprache mit einem bekannten KIM-Partner, der eine neutrale Nachricht an Ihre Praxisadresse sendet.
  3. Eingang im Posteingang prüfen Die Nachricht erscheint im KIM-Posteingang der Praxissoftware. Notieren Sie, an welchem Arbeitsplatz Sie das geprüft haben.
  4. Echten Eingang beobachten Prüfen Sie in den folgenden Tagen, ob reguläre Nachrichten, etwa EBZ-Antworten, ankommen und dem richtigen Vorgang zugeordnet werden.
  5. Ergebnis dokumentieren Halten Sie fest, was die Ursache war und was geändert wurde. Das hilft beim nächsten Rechner- oder Routertausch.

Eine erfolgreiche Testnachricht zeigt, dass der Weg vom Fachdienst bis in Ihre Praxissoftware in diesem Moment funktioniert. Sie ist keine Garantie dafür, dass jede einzelne Nachricht eines Absenders zugestellt wurde.

Problem nicht behoben? Nennen Sie uns Produktversion, genaue Fehlermeldung, betroffene Arbeitsplätze und den Zeitpunkt des ersten Auftretens. Bitte senden Sie keine Patientendaten oder Zugangsdaten über das Anfrageformular. Mehr zu unserer Unterstützung finden Sie unter Telematik-Support für Zahnarztpraxen.

Häufige Fragen

Kann Versand funktionieren, obwohl der Eingang leer bleibt?

Ja. Versand und Empfang sind getrennte Wege. Beim Empfang muss die Nachricht abgerufen und mithilfe der Karte entschlüsselt werden. Für DS-WIN dokumentiert Dampsoft, dass Versenden an jeder Station möglich ist, Empfangen aber nur an Stationen mit Telematik-Anbindung. Ein funktionierender Versand sagt deshalb nichts über den Empfang aus.

Warum ist eine Nachricht nicht im Vorgang sichtbar?

Wenn die Nachricht im KIM-Posteingang der Praxissoftware vorhanden ist, aber nicht beim Vorgang oder Patienten erscheint, liegt das Problem bei der Verarbeitung in der Praxissoftware und nicht bei KIM. Notieren Sie Eingangszeitpunkt und betroffenen Vorgang und wenden Sie sich an den Support Ihrer Praxissoftware. Ordnen Sie nichts auf Verdacht manuell um.

Ist ein fehlender EBZ-Bescheid ein anderer Fehler?

Das hängt davon ab, ob andere Nachrichten ankommen. Kommen andere KIM-Nachrichten an, funktioniert der Empfang grundsätzlich. Dann ist zu klären, ob der Antrag tatsächlich versendet wurde, ob die Krankenkasse schon geantwortet hat und ob eine eingegangene Antwort in der Praxissoftware nur nicht zugeordnet wurde. Fehlen dagegen alle Eingänge, steht der allgemeine KIM-Empfang im Vordergrund.

Quellen

Angaben ohne Gewähr. Wir stützen uns auf die genannten Herstellerquellen, zuletzt geprüft am . Software, Versionen und Abläufe ändern sich jedoch. Maßgeblich ist der aktuelle Stand des Herstellers. Dieser Artikel ersetzt keine individuelle Prüfung Ihres Systems; Eingriffe an Server, Datenbank und TI-Komponenten gehören in fachkundige Hände.